Planung

• Sprechen Sie den Termin und die Tagesordnung Ihrer Sitzung mit dem Klassenlehrer ab und laden Sie ihn, die Eltern und ab der 7. Klasse auch die Klassensprecher ein
• Melden Sie den Raumbedarf beim Klassenlehrer an. Dieser benachrichtigt den Hausmeister
• Verteilen Sie die schriftlichen Einladungen unter Beifügung des letzten Protokolls so, dass diese ihre Empfänger spätestens eine Woche vor dem Termin erreichen.

Einladung

(Mindestanforderungen)
• Die Einladung erfolgt namentlich durch den Vorsitzenden und Stellvertreter.
• Sie enthält das Datum der Anfertigung
• Der Termin, Ort und Beginn der Sitzung werden mitgeteilt.
• Die Tagesordnungspunkte werden aufgeführt und
• Ggf. zusätzlich eingeladene Gäste benannt.

Sitzungsverlauf

• Der Vorsitzende eröffnet und leitet die Sitzung.
• Er gibt eine Anwesenheitsliste herum.
• Ein Protokollführer wird bestimmt.
• Das Protokoll der letzen Sitzung wird genehmigt.
• Weitere Anträge zur Tagesordnung werden erfragt und ins Protokoll aufgenommen.
• Die Tagesordnungspunkte werden der Reihe nach aufgerufen und abgehandelt.
• Abstimmungsergebnisse, Beschlüsse und Anträge müssen festgehalten werden.
• Der Vorsitzende schließt die Sitzung spätestens um 21.45 Uhr, da der Hausmeister dann Feierabend hat.

Protokoll

• Bezeichnung der Versammlung
• Protokollführer
• Ort, Datum, Beginn und Ende der Sitzung
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung
• Feststellung der Teilnehmer (Anwesenheitsliste)
• Tagesordnungspunkte
• Festhalten wesentlicher Beiträge in der Zusammenfassung
• Festhalten von Anträgen und Beschlüssen im Wortlaut
• Festhalten des Stimmenverhältnisses bei Abstimmungen
• Unterschriften des Protokollführers und des Vorsitzenden

Nach der Sitzung

• Das Protokoll sollte allen Mitgliedern des Mitwirkungsorganes (auch den Abwesenden) zu gestellt werden. Es muss zur nächsten Sitzung vorliegen und genehmigt werden.
• Der Vorsitzende setzt Beschlüsse des Gremiums um und stellt beschossene Anträge an die zuständigen Stellen.