Planung

• Sprechen Sie den Termin und die Tagesordnung Ihrer Sitzung mit dem Klassenlehrer ab und laden Sie ihn, die Eltern und ab der 7. Klasse auch die Klassensprecher ein

• Melden Sie den Raumbedarf beim Klassenlehrer an. Dieser benachrichtigt den Hausmeister

• Verteilen Sie die schriftlichen Einladungen unter Beifügung des letzten Protokolls so, dass diese ihre Empfänger spätestens eine Woche vor dem Termin erreichen.

 

Einladung (Mindestanforderungen)

• Die Einladung erfolgt namentlich durch den Vorsitzenden und Stellvertreter.

• Sie enthält das Datum der Anfertigung

• Der Termin, Ort und Beginn der Sitzung werden mitgeteilt.

• Die Tagesordnungspunkte werden aufgeführt und

• Ggf. zusätzlich eingeladene Gäste benannt.

 

Sitzungsverlauf

•  Der Vorsitzende eröffnet und leitet die Sitzung.

• Er gibt eine Anwesenheitsliste herum.

• Ein Protokollführer wird bestimmt.

• Das Protokoll der letzen Sitzung wird genehmigt.

• Weitere Anträge zur Tagesordnung werden erfragt und ins Protokoll aufgenommen.

• Die Tagesordnungspunkte werden der Reihe nach aufgerufen und abgehandelt.

• Abstimmungsergebnisse, Beschlüsse und Anträge müssen festgehalten werden.

• Der Vorsitzende schließt die Sitzung spätestens um 21.45 Uhr, da der Hausmeister dann Feierabend hat.

Protokoll

•  Bezeichnung der Versammlung

• Protokollführer

• Ort, Datum, Beginn und Ende der Sitzung

• Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung

• Feststellung der Teilnehmer (Anwesenheitsliste)

• Tagesordnungspunkte

• Festhalten wesentlicher Beiträge in der Zusammenfassung

• Festhalten von Anträgen und Beschlüssen im Wortlaut

• Festhalten des Stimmenverhältnisses bei Abstimmungen

• Unterschriften des Protokollführers und des Vorsitzenden

 

Nach der Sitzung

• Das Protokoll sollte allen Mitgliedern des Mitwirkungsorganes (auch den Abwesenden) zu gestellt werden. Es muss zur nächsten Sitzung vorliegen und genehmigt werden.

• Der Vorsitzende setzt Beschlüsse des Gremiums um und stellt beschossene Anträge an die zuständigen Stellen.