Leitfaden zur Organisation des Abschlussfestes der Jahrgangsstufe 10

1. Vorbereitung/Allgemeines

Anfang des 9. Schuljahres sollten sich während der ersten Schulpflegschaftssitzung die Klassenpflegschaftsvorsitzende Gedanken darüber machen, welche Räumlichkeiten für das Abschlussfest der Klasse 10 benutzt werden sollen und diese möglichst bald anmieten (ca. 2 Jahre vor der Abschlussfeier)

Es kann schon ein Termin für das erste Treffen Anfang des 10. Schuljahres festgelegt werden, an dem auch die Klassensprecher teilnehmen sollten.

Beim ersten Treffen, Anfang des 10. Schuljahres, sollte eine Person bestimmt werden, die die weiteren Sitzungen leitet. Ebenso müssen bei dieser Person alle Fäden während der Vorbereitung und Durchführung des Abschlussfestes zusammenlaufen. Sie muss den Überblick über den geplanten Ablauf behalten, damit alles reibungslos ablaufen kann.

Dann muss gemeinsam überlegt werden, wie Eltern für die Mitarbeit (ab Januar ungefähr 6-7 Treffen, Übernahme verschiedener Aufgaben) gewonnen werden können. Eine Möglichkeit ist es, die Eltern auf einer Klassenpflegschaftssitzung um ihre Mithilfe zu bitten oder einen gemeinsamen Elternbrief für alle Eltern der 10er Klasse aufzusetzen, der Informationen zum Abschlussfest und eine Aufforderung zur Mithilfe enthält (Rücklaufzettel). Die Schüler bilden von sich aus Festkomiteegruppen (Anfang Januar ist der Vorgang abgeschlossen), sodass man die Namen der Sprecher über die Klassensprecher/Klassenlehrer bekommen kann.

Die Schulsekretärin sollte gebeten werden pro Klasse je 10 Namenslisten auszudrucken, die die Arbeit im Festkomitee stark vereinfacht.

Alle Personen, die helfen wollen und die nun über die Listen namentlich bekannt sind, erhalten zum 1. Treffen des Festausschusses (Januar), eine schriftliche Einladung. Diese kann über die Klassenlehrer verteilt werden.

Häufig stellt sich heraus, dass nicht alle Personen die helfen möchten, auch tatsächlich immer zu den Treffen kommen. Es sollte aber sichergestellt sein, dass aus jeder zu bildenden Arbeitsgruppe mindestens 1 Teilnehmer an der Sitzung teilnimmt.

Die Sitzungen können im Musikraum der Schule stattfinden, müssen aber vorher bei der Schulleitung (evtl. direkt beim Hausmeister) angemeldet werden.

Es hat sich als sinnvoll erwiesen, von jeder Sitzung ein genaues Protokoll (mit Anwesenheitsliste) erstellen zu lassen, damit getroffene Absprachen nachgelesen werden können und die nächste Sitzung gründlich vorbereitet werden kann.

 

2. Festhalle

Die Schüler der Abschlussklassen 2004/2005 wollten Ihren Abschluss zunächst in Wolbeck feiern. Das Festkomitee hat darauf hin die Räumlichkeiten der Gartenbauschule in Wolbeck in Augenschein genommen. Wir kamen gemeinsam zu dem Ergebnis, dass sie für unsere Zwecke (Programm, Lehrer/Schülerband, Tanz usw.) nicht geeignet ist.

Die Festhalle in Everswinkel ist, wie in den Jahren zuvor, von den Eltern der Abschlussklassen der Realschule Wolbeck für die Feier angemietet worden. (muss ca. 2 Jahre im Voraus geschehen).

Zunächst muss mit der Gemeinde ein Vorvertrag abgeschlossen werden. Erst kurz vor dem Fest wird dann der endgültige Vertrag unterschrieben und mit der abgeschlossenen Haftpflichtpolice fristgerecht an die Gemeinde gesendet.

Die Festhalle ist für die Anzahl der zu erwartenden Gäste und den Aufbau des Buffets zu klein, so dass man die angrenzende Turnhalle mit mieten muss.

 

3. Erste Festausschusssitzung

An der 1. Sitzung nehmen interessierte Eltern, auf der Schülerebene die gewählten Festkomiteesprecher und nach vorheriger Absprache mit den Klassenlehrern evtl. auch diese teil.

Es ist sinnvoll, bei diesem Treffen einen oder zwei Eltern als Vorsitzende zu wählen, bei denen alle Informationen zusammenlaufen müssen. Als günstig hat es sich herausgestellt, dass ein Vorsitzender die gemeinsamen Treffen vor- und nachbereitet und der zweite Vorsitzende die Kontenführung für das gesamte Abschlussfest (auch für Halli Galli, Abschluss-T-Shirts, Schülerzeitung und Abschlussball) übernimmt.

Damit der „Schatzmeister“ den Überblick über alle Ein- und Ausgaben behält, ist niemand befugt ohne sein Einverständnis Geld auszugeben. Er sorgt zum Schluss auch für die Endabrechnung

Für folgende Aufgaben müssen während dieser Sitzung Personen oder Arbeitsgruppen gefunden werden:

  • Abschließen des Hauptvertrags mit der Gemeinde Everswinkel
  • Auswahl einer Haftpflichtversicherung/ Angebote einholen und Vertrag abschließen
  • Auswahl des Party-Service / (Toilettenservice) Angebote einholen und Vertrag abschließen
  • Festlegen des Preises einer Wertmarke
  • Auswahl des Disc-Jockeys/ Angebot einholen und Vertrag abschließen
  • Auswahl des Sicherheitsdienstes/ Angebot einholen und Vertrag abschließen
  • Dekoration der Festhalle
  • Fotograf/ Angebot einholen und Zusage bestätigen lassen
  • Gestaltung der Programm-, Menü-, Getränke- und Eintrittskarten
  • Für den Festtag suchen Schüler der 10. Klassen Helfer aus den 9. Klassen
  • Für den Festtag suchen Eltern der 10. Klassen Helfer bei Eltern in den 9. Klassen

 

Ab diesem Zeitpunkt müssen die Sitzungen regelmäßig stattfinden, das heißt ungefähr eine Sitzung im Monat (insgesamt ca. 6-7).

Es ist wichtig, dass mindestens 1 Vertreter aus jeder Arbeitsgruppe anwesend ist, da in jeder Sitzung alle Arbeitsgruppen über ihre Arbeitsergebnisse berichten und dem Festkomitee evtl. weitere Vorschläge unterbreiten müssen. Über besonders wichtige Fragen (z.B. Essen, Musik, Programmablauf, Gestaltung der Eintrittskarten usw.) sollte das gesamte Festkomitee beraten und abstimmen.

Am Ende jeder Sitzung muss ein neuer Termin ausgemacht werden, so dass keine schriftliche Einladung mehr herausgeschickt werden muss.

 

4. Einladungen/ Bezahlung

Für den Festtag werden 2 Einladungen herausgegeben. Die erste Einladung wird von dem Festkomitee möglichst 3-4 Monate vor der Entlassungsfeier an die Eltern verteilt. Sie enthält Informationen zum Ablauf des Festabends und einen Überweisungsträger. Dieser dient dazu die jeweiligen Personen, die zur Feier kommen möchten, verbindlich anzumelden (ca. 25€).

Die 2. Einladung zum Abschlussfest wird von der Schulleitung erstellt und betrifft die Einladung zum Gottesdienst und zur Zeugnisausgabe ins Pädagogische Zentrum der Realschule Wolbeck. Nach Absprache mit der Direktorin wird auf dieser Einladung noch einmal der Zeitpunkt des Abschlussballs in Everswinkel bekannt gegeben, sodass wir keine zusätzliche Einladung mehr verschicken müssen.

Tipp: Da es in den Sommermonaten im PZ sehr heiß sein kann, wäre es vielleicht zu überlegen, ob nicht Schüler, der Klassen 9 an einer improvisierten Theke kaltes Mineralwasser für die anwesenden Gäste der Abschlussklassen anbieten könnten. Die Teilnehmer der Veranstaltung wären sicher sehr dankbar für dieses Angebot.

Die Einladungen mit dem Überweisungsträger und dem Überweisungstermin müssen rechtzeitig an die Schüler, alle Lehrer des Kollegiums, Sekretärin und sonstige Gäste verteilt werden. Die Schüler müssen auf einer Namensliste abzeichnen, dass ihnen die Einladungen ausgehändigt wurden. Auf Anfrage erstellen Banken und Sparkassen vorbereitete Überweisungsträger.

Es sollte auch ein genauer Termin für die Überweisung des Geldes festgelegt werden, der unbedingt von allen Teilnehmern einzuhalten ist.

Da der Partyservice möglichst früh eine ungefähre Gästezahl wissen will, haben wir vorbereitete Namenslisten in die Klassen gegeben. Die Klassenlehrer/innen ermitteln die Anzahl der Personen, die jeder Schüler mitbringen möchte und trägt diese in die Liste ein.

Wichtig! Es können nur die Personen teilnehmen, für die auch Geld überwiesen wurde!

An der Abendkasse gibt es keine Karten zu kaufen. Bestellte Karten können nicht zurückgegeben werden, da mit der Überweisung des Geldes auch die Menge der Bestellung des Essens verbunden ist. Ohne Eintrittskarte kommt am Festabend niemand hinein!

Diese Informationen müssen die im Festkomitee tätigen Schüler deutlich an ihre Mitschüler weitergeben.

Nach Eingang des Geldes werden Eintrittskarten (einschließlich Sektgutschein) passend zum Thema entworfen und gedruckt, so dass jeder, die Schüler und die angemeldeten Gäste, eine eigene Eintrittskarte bekommen. Diese Karten werden ungefähr 2 Wochen vor dem Fest von dem Kassenwart in den Klassen gegen Unterschrift des Schülers direkt an ihn ausgehändigt.

 

5. Materialkosten

Die Eltern haben sich in den letzten Jahren immer große Mühe gegeben die Kosten so gering wie möglich zu halten. Das ist auch sinnvoll! Wenn bei guter Kalkulation genügend Geld übrig bleibt, können die Abschluss-T-Shirts, die Fotoaktion und die Ausgaben für den Halli Galli Tag komplett mitfinanziert werden.

 

6. Security

Der Standort der Festhalle in Everswinkel zieht offensichtlich immer wieder Gruppen von Jugendlichen an, die darauf aus sind, das Fest zu stören oder sich am Buffet zu bedienen. Diese Gruppen können manchmal gewalttätig werden (siehe 2001). Daher verlangt die Gemeinde Everswinkel einen Sicherheitsdienst, der die Eingänge bewacht.

Da die Halle mehrere Eingänge und Ausgänge besitzt, wurden bisher immer 4 Sicherheitskräfte bestellt.

Tipp: Bei der Auswahl des Sicherheitsdienstes muss dringend auf gute, möglichst persönliche Empfehlungen geachtet werden. Das Festkomitee hat 2005 einen noch unbekannten, kostengünstigen Sicherheitsdienst mit guten schriftlichen Referenzen engagiert, der das Gebäude jedoch nicht zufriedenstellend gesichert hat.

Auch sollte man den Sicherheitsdienst bitten, sich entsprechend dem feierlichen Anlass zu kleiden (evtl. dunkler Anzug).

 

7. DJ

Die Schüler haben ziemlich genaue Vorstellungen, welchen DJ bzw. welche Musikrichtung sie haben möchten. Sie sollten auswählen können, dabei aber bedenken, dass die Musik an diesem Abend nicht nur ihnen gefallen muss. Bei Vertragsabschluss sollte unbedingt ein Erwachsener dabei sein. Die Preise der DJ sind unterschiedlich hoch. Wichtig bei der Auswahl des DJ ist sicherlich die Größe der Boxen, denn es muss damit auch der hintere Bereich der Halle beschallt werden können.

Der DJ kann bis 3.00 Uhr Musik abspielen, da laut Vertrag mit der Gemeinde Everswinkel die Veranstaltung erst dann beendet werden muss. Da sich die Anwohner durch die vielen Feste in ihrer Ruhe massiv gestört fühlen, wurden wir darum gebeten die Türen der Halle möglichst geschlossen zu halten. Zu später Stunde müssen wir den DJ bitten die Lautstärke zu drosseln und die Bässe etwas heraus zu nehmen.

 

8. Fotoaktion

Bisher war es immer Wunsch der Schüler, bei ihrer offiziellen Verabschiedung im PZ, Fotos von einem Fotografen anfertigen zu lassen. Da Fotografen in der Regel sehr teuer sind, ist es sinnvoll sich zunächst nach einer Privatperson umzusehen (Verwandtschaft, Freundeskreis).

Traditionell wird beim Abschlussfest jeder Schüler bei der Zeugnisausgabe auf der Bühne fotografiert (Schulleiter/in darüber informieren). Auch wird je ein Gruppenfoto von jeder Klasse mit der Klassenlehrer/in geschossen. Im Jahre 2005 haben wir es zeitlich geschafft, das Anfertigen der Gruppenfotos noch vor der offiziellen Feierstunde im PZ abzuwickeln, so dass wir nach der Veranstaltung direkt nach Hause fahren konnten, um uns für den Festabend umzukleiden.

(In manchen Jahren findet die Abschlussfeier am Nachmittag und der Abschlussball am Abend auch an zwei unterschiedlichen Tagen statt.)

Es ist aber auch möglich das Gruppenfoto erst nach dem Abschluss der Veranstaltung machen zu lassen.

Die Schüler bekamen später jeweils ein Foto von der Zeugnisausgabe und ein Gruppenfoto (gleichgroß) über die Klassensprecher zugeschickt. Die Klassenlehrer/innen erhielten das Klassenfoto als Geschenk.

Die Kosten für die Fotoaktion, Materialkosten und Aufwandsentschädigung, waren bei der Gesamtkalkulation mit eingeplant, sodass die Schüler für diese Aktion nichts zahlen mussten.

 

9. Buffet/ Mitternachtsbuffet

Die Gemeinde Everswinkel macht zur Auflage, dass ein Party-Service aus dem Ort beauftragt werden muss. Da wir (Abschluss 2001-2005) immer mit der Firma Strohbrücker sehr zu frieden waren (Sie halten seit mehreren Jahren den Buffet- und Getränkepreis konstant und bieten ein leckeres, hübsch dekoriertes Essen und Hilfe beim Buffet usw.) können wir sie weiter empfehlen.

Bei der Bestellung sollte man darauf achten, dass auch etwas für Vegetarier dabei ist. Die Eröffnung des Buffets sollte möglichst früh am Abend stattfinden, damit noch genügend Zeit für das Festprogramm und zum Tanzen zur Verfügung steht.

Im Eintrittspreis sind der Sektempfang (1 Glas Sekt pro Person) und das Mitternachtsbuffet enthalten.

 

10. Getränke

Die Getränkepreise und somit der Wert jeder einzelnen Wertmarke werden vom Festkomitee während einer Sitzung festgelegt.

Bitte im Vorfeld des Festes allgemein darauf aufmerksam machen, dass die Getränke am Festabend, außer dem Begrüßungssekt, nicht kostenlos angeboten werden können, sondern bezahlt werden müssen.

Wichtig ist es, dass die Preislisten für die Getränke auf allen Tischen, an den Wänden, neben der Theke, auf der Theke, beim Wertmarkenverkauf, an den Einkaufswagen verteilt werden.

 

Getränkemarken können an einem Tisch neben der Theke gekauft werden. Die Farbe der Wertmarken sollte vorher nicht bekannt gegeben werden, da sie sonst für wenig Geld im Großmarkt erworben werden und betrügerisch eingesetzt werden können.

Der Sektempfang sollte auf der freien Fläche vor der Bühne nicht zu nah am Eingang stattfinden. Das Glas Sekt pro Person (siehe Sektgutschein) ist für alle kostenlos und im Eintrittspreis enthalten.

Mehrere Schüler bieten von Tabletts aus den Gästen Sekt oder Sekt mit Orangensaft an. Evtl. kann vor der Bühne ein dekorierter Tisch platziert werden, der als Sektbar dienen kann.

Die Gäste geben den Sektgutschein, der zuvor beim Einlass von der Eintrittskarte abgeschnitten wurde, dem Schüler der ihnen den Sekt anbietet.

Der Eingangsbereich muss für die hereinkommenden Gäste frei bleiben.

Wichtig: Um sich das Einsammeln von herumliegenden Flaschen zu ersparen und die Verletzungsgefahr durch zerbrochene Flaschen vor der Festhalle zu vermeiden, sollte dafür gesorgt werden, dass keine Flaschen nach draußen mitgenommen werden.

 

11. Gestaltung des Festprogramms

Die Schüler planen den Ablauf des Festprogramms selbstständig. Bei Bedarf werden sie aber auch von SV Lehrern unterstützt.

Die Länge der Programmpunkte muss so abgeschätzt werden, dass auch noch genug Zeit zum Tanzen bleibt. Mögliche Programmpunkte können sein: Auftritt der Lehrerband, der Schülerband, Sketche, Spiele, Überreichen der Geschenke usw.

 

12. Lehrerband

Ein besonderes Highlight des Abends ist der Auftritt der Lehrerband. Zu ihr gehören ca. 10 Lehrer unseres Schulzentrums, die rechtzeitig eingeladen werden müssen.

Herr Althoff ist der Ansprechpartner und hat auf unsere Einladung hin die Mitglieder der Band über den Zeitpunkt des Auftrittes informiert und nachgefragt, ob sie kommen können.

Die Lehrer bekamen 2005 als Dankeschön eine Eintrittskarte (freies Essen) und je 10 Getränkewertmarken überreicht.

 

13. Dekoration

Das Team, welches für die Deko zuständig ist, muss auch einen gewissen Geldbetrag zur Verfügung gestellt bekommen, da Materialien angeschafft werden müssen.

Jedes Jahr wählen die Schüler ein gemeinsames Motto, das sich durch die gesamten Abschlussveranstaltungen (2001: BEGINNING OF LIBERTY) zieht. Auf dieses Thema hin wird die gesamte Hallendekoration farblich und thematisch abgestimmt, z.B. Tische, Wände, Bühne, Einkaufswagen, Einladungen, Eintrittskarten, Programm und Menükarten usw.

 

14. Hilfestellung beim Auf- und Abbau

Der Tag des Abschlusses ist zeitlich sehr gedrängt. Ab ca. 14.00 Uhr ist ein Gottesdienst angesetzt. Danach treffen sich die Schüler und die Gäste im PZ zur Zeugnisausgabe und Verabschiedung der Schüler. Diese Veranstaltung dauert etwa bis 18.00 Uhr.

Ab 19.00 Uhr beginnt dann der eigentliche Festabend.

Da am Freitag keine Zeit mehr erübrigt werden kann, müssen sich die Helfer für den Aufbau- und die Dekorationsarbeiten in der Festhalle schon am Donnerstagnachmittag treffen. Der Zeitpunkt des Treffens muss vorher mit Frau Witte (Hallenwartin) abgesprochen werden. Sie weist die Helfer ein. Sie zeigt, wo sich die Tische und Stühle befinden und nach welchem System sie aufgebaut werden müssen (nachfragen, ob der Bestuhlungsplan von 2005 noch aktuell ist, denn darauf baut der Sitzplan auf).

Ein möglichst früher Zeitpunkt, ca. 15.00 Uhr, ist für die Arbeiten in der Halle günstig, da erfahrungsgemäß bis 18.00 Uhr die meisten Arbeiten erledigt sind. So können die Helfer der 9er Klassen, die für 18.00 Uhr bestellt werden in Ruhe für die Arbeiten am nächsten Tag angeleitet werden.

Leider können die Tische in der Turnhalle am Donnerstag noch nicht aufgebaut werden, da in der Halle am Freitagmorgen Schulsport stattfindet (Frau Witte fragen). Das bedeutet, dass der Teil der Halle in dem das Buffet stehen wird, erst ab Freitagmittag für den Restaufbau zur Verfügung steht.

Das Organisationsteam muss deshalb Schüler aus der Klasse 9 und Frau Witte bitten die restlichen Tische am Freitagnachmittag in der Turnhalle aufzustellen und zu dekorieren.

Es hat sich bisher bewährt die Eltern, Schüler und Gäste Klassenweise an Tische zusammen zu setzen. Jeder Tisch bekommt eine Tischnummer und die Bezeichnung der Klasse. Ein Sitzplan wird vor der Bühne ausgehängt, sodass jeder hinter dem Familiennamen die Tischnummer finden kann.

Der Lehrertisch befindet sich traditionsgemäß vor der Theke.

Die Sektgläser für den Sektempfang muss die Firma Strohbrücker am Donnerstag anliefern, damit sie evtl. noch gespült werden können. Am Freitag wäre hierfür nicht mehr genügend Zeit.

Der Party- Service liefert alle Gläser und das Geschirr an. Fa. Strohbrücker stellt Rollwagen zur Verfügung auf denen die Gäste das schmutzige Geschirr abstellen können. Der Service reinigt das Geschirr selbst. Die Gläser müssen am Samstagmorgen von den Helfern gespült und in die vorhandenen Kästen zurück gestellt werden.

Für den Auf- und Abbau sollten Listen angefertigt werden, auf denen sich Eltern und Schüler verbindlich zum Helfen eintragen müssen. Wichtig ist es alle Termine mit Frau Witte zu besprechen und sie allen Helfern frühzeitig bekannt zu geben.

 

15. Einweisung der Eltern und Schüler der Klassen 9

Für die Bewirtung am Abschlussfest am Freitagabend werden insgesamt 12 Eltern und 12 Schüler plus Ersatzpersonen aus den 9er Klassen benötigt. Die Namen wurden zuvor über die Klassensprecher und Klassenpflegschaftsvorsitzenden ermittelt und in einer Liste eingetragen, die an den Vorsitzenden des Festkomitees geht (schriftliche Einladung zur Einweisung am Donnerstagabend geht ca. 3 Wochen vor dem Abschlussfest an die Helfer).

An Hand dieser Liste muss am Donnerstag ab 18.00 Uhr zunächst festgestellt werden, ob wirklich alle eingetragenen Personen anwesend sind und am Freitag auch helfen können.

Wenn das nicht der Fall ist, muss noch kurzfristig für Ersatz gesorgt werden.

Erst wenn dieses festgestellt worden ist, kann mit der Einweisung begonnen werden.

Es ist sinnvoll den Eltern und Schülern der Klassen 9 die Räumlichkeiten der Festhalle und der Turnhalle zu zeigen, die zu erledigenden Aufgaben zu erläutern und die von den Personen gewünschten Aufgaben in einer vorbereiteten Liste festzuhalten.

Damit nicht alle Personen von 18.00 – ca. 4.00 Uhr bleiben müssen, empfiehlt es sich einen Schichtdienst einzurichten.

 

16. Bedienung am Festabend

Schüler der Klassen 9

Für den Festabend werden 12 Schüler aus den 9er Klassen gebraucht, die an diesem Abend Getränke und den Sekt zur Zeit des Einlasses anbieten. Für den Verkauf der Getränke an den Tischen, stehen in der Halle 6 dekorierte Einkaufswagen bereit.

Die Schüler teilen sich in 3 Gruppen auf und gehen dann jeweils zu zweien durch die Tischreihen und bieten den Gästen gegen entsprechende Wertmarken Getränke an. Diese Wertmarken werfen die Schüler in eine Dose, die am Einkaufskorb angebracht ist. Die Flaschenöffner werden mit einem Band an den Körben befestigt. Die Kerzen auf den Tischen müssen mit den von Schülern mitgebrachten Feuerzeugen angezündet und bei Bedarf ausgetauscht werden.

Bei Bedarf müssen die Einkaufswagen von den Schülern mit Getränken aus dem Kühlraum in der Küche nachgefüllt werden (der Party-Service liefert die Getränke am Donnerstag oder Freitag und befüllt damit den Kühlraum).

Die Schüler arbeiten von 18.00 – 24.00 Uhr und haben Getränke und Essen frei. Sie bekommen nachdem sie ihr Namensschild abgegeben haben zum Dank für ihre Arbeit einen Briefumschlag mit je 20.00 € (2005). Bitte mit den Schülern abklären, wie sie nach Hause kommen (siehe Fa. Bils, ein Busunternehmen, sorgte 2005 für die Beförderung der Gäste).

 

Eltern der Klassen 9

Die 12 Eltern teilen sich die anstehenden Aufgaben und springen bei Bedarf für einander ein:

  • beim Einlass ab 19.00 Uhr kontrollieren 2 Eltern die Eintrittskarten, anhand der ihnen vorliegenden Namensliste,
  • Sie haken die Namen in der Liste ab, drücken einen Stempel auf den Handrücken des Gastes, trennen den Sektgutschein von der Eintrittskarte
  • Wichtig! Jeder der den Saal betritt muss eine Eintrittskarte vorweisen. Der Stempel muss gut sichtbar sein.
  • Sektempfang vor der Bühne: mehrere Eltern helfen beim Öffnen der Sektflaschen und beim Nachfüllen der Gläser.
  • 2 Eltern verkaufen Wertmarken an einem kleinen Tisch vor der Bühne. Gekaufte Wertmarken dürfen nicht zurückgenommen werden.
  • 2 – 4 Personen verkaufen von der Theke Getränke
  • zusätzliche Arbeiten werden von den Helfern der Klassen 9 gemeinsam übernommen.

 

Der Dienst von 10 Eltern geht von 18.00 Uhr – ca. 1.00 Uhr. Danach können zwei Eltern die restliche Zeit bis 4.00 Uhr morgens übernehmen.

Der Schichtdienst hat den Vorteil, dass nicht alle Eltern bis zum Ende der Veranstaltung anwesend sein müssen.

Als Dank für ihre große Mühe haben alle Eltern die Getränke und das Essen frei. Sie bekommen jeder eine Flasche Sekt und sicher viele Anregungen für ihr eigenes Fest im nächsten Jahr.

 

17. Begrüßung

Es ist nicht die Aufgabe der Eltern durch das Festprogramm zu führen. Das können die Schüler sehr gut alleine.

Es ist völlig ausreichend, wenn die Schulpflegschaftsvorsitzende gemeinsam mit dem Schülersprecher alle Gäste kurz begrüßt und allen eine schöne Abendveranstaltung wünscht.

 

18. Toilettenfrau

Es hat sich bewährt bei der Abschlussveranstaltung über die Fa. Strohbrücker eine Reinigungskraft in der Toilette mitzubestellen. Sie arbeitet nach Anfrage. Sinnvoll wäre die Zeit von ca. 22.00 Uhr bis zum Schluss der Veranstaltung. Der Vorteil dieser Dienstleistung ist es, dass die Gäste immer eine saubere Toilette vorfinden und am nächsten Tag niemand von den Eltern die Toilette reinigen muss.

Das Toilettenpapier und die Papierhandtücher werden von der Gemeinde gestellt und nach der Festveranstaltung mit uns abgerechnet.

 

19. Restgeld

Bei der Festlegung des Eintrittspreises muss so kalkuliert werden, dass der Betrag alle anfallenden Kosten für das Fest deckt und ein gewisser Überschuss (von ca. 500 €) zur Sicherheit übrig bleibt.

Wenn die Schüler die Schule verlassen haben, ist es nicht mehr möglich Geld einzufordern.

Das Restgeld sollte bis zur endgültigen Schlussrechnung aufgehoben werden. Wird es nicht genutzt, so kann es evt. als Spende des Abschlussjahrganges für einen gemeinnützigen Zweck zur Verfügung gestellt werden.

Das Festkomitee sollte gemeinsam darüber abstimmen, wohin das übrig gebliebenen Geld fließen soll (z.B. Verein für krebskranke Kinder, Verein Herzenswünsche, Förderverein der RWS, SV der RSW).

 

20. Telefonliste

 

48351 Gemeinde Everswinkel

Postfach 1162

Schul und Kulturamt, Fr. Wehner 02582/88-116

 

Hallenwartin der Festhalle Everswinkel

Fr. Witte02582/1543

 

Die Arbeitsakte zur Entlassfeier bekommen Sie zu Beginn des 10. Schuljahres vom Schulpflegschaftsteam ausgehändigt.

 

Bei der Organisation wünschen wir Ihnen viel Spaß!

Das Schulpflegschaftsteam